Plan een demo
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Hello Professionals is een snel groeiende IT-business partner uit Naarden en verbindt tijdelijke en permanente IT-professionals met opdrachtgevers. De instroom van nieuwe medewerkers en opdrachtgevers gaat snel en daarom is het belangrijk om sterk in te zetten op automatisering.
Een proces dat maandelijks terugkeert, is het maken en versturen van verkoopfacturen naar klanten. De facturen zijn gebaseerd op uren die door medewerkers worden gemaakt en geschreven. Dat schrijven van uren gebeurde al in Salesforce, maar de facturen werden nog met de hand aangemaakt.
Hello Professionals wilde graag het factuurproces automatiseren. Dat zou maandelijks een flinke tijdswinst opleveren.
Om tijdwinst voor Hello Professionals te realiseren, was ons uitgangspunt bij de start van het project was om zoveel mogelijk stappen in het facturatieproces te automatiseren. Het maken en versturen van de urenstaten, het verwerken van de goedkeuring van de klant, het maken van de facturen en deze vervolgens weer versturen: het waren allemaal handmatige stappen in het proces. Er was wel een portal waarin de medewerkers hun uren in Salesforce konden schrijven. Op basis daarvan besloten we verder te bouwen.
Allereerst hebben we voor gezorgd dat de urenstaten voortaan automatisch in PDF worden gegenereerd en verstuurd naar de opdrachtgever. Via een portal kan de opdrachtgever de uren vervolgens eenvoudig goedkeuren en die goedkeuring wordt direct verwerkt in Salesforce. Op basis van die goedkeuring wordt er automatisch een concept-factuur aangemaakt in Salesforce die weer wordt gesynchroniseerd naar Exact Online.
Zodra de factuur in Exact Online definitief is gemaakt door een medewerker van Hello Professionals, wordt het eindresultaat weer automatisch gesynchroniseerd naar Salesforce. Ten slotte ontvangt de klant een mailtje met de factuur, de urenstaat en een dynamisch in te delen begeleidende tekst.
“De factuurautomatisering heeft ons zeeën van tijd bespaard. Voorheen was het elke maand een heel karwei om alle facturen te versturen, nu is alles binnen een middag geregeld.”