Om tijdwinst voor Hello Professionals te realiseren, was ons uitgangspunt bij de start van het project was om zoveel mogelijk stappen in het facturatieproces te automatiseren. Het maken en versturen van de urenstaten, het verwerken van de goedkeuring van de klant, het maken van de facturen en deze vervolgens weer versturen: het waren allemaal handmatige stappen in het proces. Er was wel een portal waarin de medewerkers hun uren in Salesforce konden schrijven. Op basis daarvan besloten we verder te bouwen.

Allereerst hebben we voor gezorgd dat de urenstaten voortaan automatisch in PDF worden gegenereerd en verstuurd naar de opdrachtgever. Via een portal kan de opdrachtgever de uren vervolgens eenvoudig goedkeuren en die goedkeuring wordt direct verwerkt in Salesforce. Op basis van die goedkeuring wordt er automatisch een concept-factuur aangemaakt in Salesforce die weer wordt gesynchroniseerd naar Exact Online.

Zodra de factuur in Exact Online definitief is gemaakt door een medewerker van Hello Professionals, wordt het eindresultaat weer automatisch gesynchroniseerd naar Salesforce. Ten slotte ontvangt de klant een mailtje met de factuur, de urenstaat en een dynamisch in te delen begeleidende tekst.