Ben je klaar voor de Wtta-controle? Zo toetst de inspectie het Wtta-normenkader

Op 1 januari 2027 gaat de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) in. Vanaf dat moment geldt ook het Wtta-normenkader: de eisen waaraan je administratie moet voldoen. De toelatingsplicht volgt een jaar later. Vanaf 1 januari 2028 kun je alleen nog arbeidskrachten uitlenen met een toelating of ontheffing van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Vanaf dan kunnen ook je inleners een boete krijgen als ze inlenen bij een bureau zonder toelating.

Om op tijd een toelating te hebben, zet je twee stappen. Je meldt je tussen 1 november en 31 december 2026 aan voor de overgangsregeling. Daarna vraag je tussen 1 mei en 30 juni 2027 je toelating of ontheffing aan. Zo mag je blijven uitlenen terwijl de NAU je aanvraag beoordeelt. Meld je je niet aan? Dan mag je in 2027 nog gewoon uitlenen, maar moet je op 1 januari 2028 al toegelaten zijn. Lukt dat niet, dan moet je stoppen met uitlenen. Of aanmelden voor jou nodig is, hangt af van de vraag of je op 30 juni 2027 een SNA-keurmerk hebt.

Die controle gaat over je dagelijkse werk. Een inspecteur trekt een steekproef uit je personeelsdossiers en vraagt per arbeidskracht om bewijs. Stel: één van jouw uitzendkrachten werkt bij een inlener. Het vaste personeel krijgt een reisbudget en extra vrije dagen. Kun je dan laten zien welke beloningsinformatie je van de inlener hebt ontvangen en wat je daar zelf tegenover hebt gezet? Veel bureaus hebben dat nog niet sluitend vastgelegd. In de steekproef komt dat direct naar voren.

In deze blog lopen we de zes onderdelen langs waarop de inspectie let. Zo zie je waar jouw administratie al op orde is en waar je registratie nog tekortschiet.

Zo verloopt een inspectie onder de Wtta

Een inspecteur van een private inspectie-instelling voert de controle uit. Om toegelaten te worden heb je een positief inspectierapport nodig. Vraag je je toelating vóór 1 juli 2027 aan? Dan mag je in plaats daarvan ook een geldig certificaat van de Stichting Normering Arbeid (SNA) aanleveren. Ook na je toelating komt de inspectie-instelling regelmatig terug. Volgens de praktische Wtta-gids van de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) gebeurt dat in het begin één keer per jaar en later twee keer per jaar. Het normenkader bestaat uit veertien eisen met ruim honderd sub-eisen.

Een afwijking telt als minor of als major. Een minor moet je binnen een hersteltermijn oplossen. Een major is een ernstige overtreding en kan uiteindelijk leiden tot schorsing van je toelating. Een eenmalige controle van je administratie voor de eerste inspectie is dus niet genoeg. Je administratie moet het hele jaar door kloppen.

De zes onderdelen van de Wtta-controle

Wij hebben de eisen uit het normenkader gegroepeerd in zes onderdelen. Per onderdeel zie je wat een inspecteur wil zien.

1. Identificatie en legaliteit

Bij elke arbeidskracht in de steekproef controleert de inspecteur of er een leesbare kopie van een geldig paspoort of identiteitsbewijs in het dossier zit. Een rijbewijs volstaat hiervoor niet. Je moet ook aantonen dat iemand de echtheid van het document heeft gecontroleerd. Daarbij check je of de persoon op het document dezelfde is als de persoon die bij jou werkt.

Voor een arbeidskracht van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) hoort er ook een geldige tewerkstellingsvergunning (TWV) of gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) in het dossier. Het gaat vaak mis bij verlopen documenten waar niemand op tijd een signaal over krijgt.

2. Arbeidsovereenkomsten en contractfase

Je moet aantonen dat de arbeidskracht de arbeidsovereenkomst heeft ontvangen en wanneer dat is gebeurd. Het liefst ligt dat moment vóór de eerste werkdag. Teken je contracten digitaal? Kies dan een methode waarmee je achteraf kunt bewijzen wie er tekende en op welk moment. Kun je de ontvangst van het contract niet aantonen, dan voldoe je niet aan deze eis.

Daarnaast kijkt de inspecteur of je het juiste contracttype hebt toegepast. Dat is meestal het werk van de intercedent: de collega die de plaatsing en de administratie van de uitzendkracht regelt. Bij bureaus onder de ABU-cao werkt die met de fasen A, B en C. Bij bureaus die onder de cao van de Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen (NBBU) vallen, zijn dat fase 1 tot en met 4. Om de juiste fase te onderbouwen heb je een sluitend overzicht nodig van het arbeidsverleden van de arbeidskracht, ook als die eerder via een ander bureau werkte.

3. Loon en gelijkwaardige beloning

Uitzendkrachten en gedetacheerden hebben recht op dezelfde beloning als vaste medewerkers van de inlener. Dat heet inlenersbeloning. Je legt de functie van de arbeidskracht vast en koppelt die aan de loonstructuur en cao van de inlener. De ABU verwacht dat het om minimaal elf beloningselementen gaat. Denk aan het brutoloon volgens de schaal, arbeidsduurverkorting en periodieken. Ook toeslagen voor overwerk of onregelmatige diensten, initiële loonsverhogingen en onbelaste vergoedingen zoals reiskosten horen erbij.

Dit onderdeel vraagt de meeste registratie. Het gaat verder dan loon alleen. Heeft het vaste personeel van de inlener een leaseauto, een reisbudget, extra vrije dagen of een bonus? Dan moet het bureau daar iets tegenover zetten. Dat kan dezelfde voorziening zijn of een vergoeding. Je moet die keuze kunnen onderbouwen richting de inspecteur en richting de professional zelf. Dat lukt alleen als je de beloningsinformatie van elke inlener hebt opgevraagd en per element hebt vastgelegd wat jij daar tegenover zet.

De inspecteur kijkt ook naar de opbouw en uitbetaling van vakantiedagen en het wettelijke vakantiegeld van 8%. Werk je met een all-in-loon? Dan moet je op de loonstrook specificeren welke onderdelen erin zitten. Bureaus met een pensioenregeling zoals die van de Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten (StiPP) moeten per arbeidskracht de aanmelding en premieafdracht kunnen laten zien.

4. Urenregistratie en facturatie

Veel bureaus registreren nog globaal, bijvoorbeeld “8 uur gewerkt”. Dat voldoet niet meer. De inspecteur wil per dag of per dienst de begin- en eindtijd zien, inclusief onbetaalde pauzes. Voor een kleine groep geldt een uitzondering, bijvoorbeeld bij een voorspelbaar werkpatroon met een vast loon van minimaal anderhalf keer het minimumuurloon.

Daarna legt de inspecteur drie documenten naast elkaar: de urenstaat, de loonstrook en de factuur aan de inlener. Die moeten één op één op elkaar aansluiten. Als de planning in een ander systeem draait dan de salarisadministratie, ontstaan hier de verschillen die je in een steekproef niet meer kunt uitleggen.

5. Belastingen en afdrachten

Je laat zien dat je de loonheffingen en de omzetbelasting (btw) op tijd en volledig hebt afgedragen aan de Belastingdienst. Bureaus die met een g-rekening werken om de inlenersaansprakelijkheid te beperken, laten ook een actueel overzicht zien van stortingen en betalingen.

6. Huisvesting en veiligheid

Regel jij huisvesting voor arbeidsmigranten? Dan moet de locatie een geldig certificaat hebben van de Stichting Normering Flexwonen (SNF). Inhoudingen voor huisvesting blijven binnen de wettelijke grens. Kosten voor vervoer of boetes mag je niet inhouden op het minimumloon.

Op het gebied van veiligheid wil de inspecteur zien dat je de arbeidskracht vooraf schriftelijk hebt geïnformeerd over de risico’s op de werkplek van de inlener. Ook de vereiste persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) horen in die informatie.

Waar het in de praktijk misgaat

Bureaus kunnen op twee manieren tegen de controle aanlopen. Bij sommige onderdelen ontbreekt de registratie echt. Een bureau heeft de beloningsinformatie van de inlener nooit opgevraagd of kan niet onderbouwen waarom een uitzendkracht een bepaalde vergoeding krijgt. Een ander bureau registreert de uren van uitzendkrachten zonder begin- en eindtijden. Dat los je niet op door beter te zoeken. Daarvoor is het nodig dat je dit goed kunt vastleggen.

Bij andere onderdelen zijn de gegevens er wel, maar staan ze verspreid. De recruiter bewaart het ID in de mailbox en de intercedent houdt contractfasen bij in Excel. De salarisadministratie werkt in een eigen pakket. Bij een steekproef van twintig dossiers zoekt iemand op kantoor dan dagen alles bij elkaar.

Hoe wij je helpen om alles op orde te krijgen

Onze consultants kijken met je mee naar je processen en je registratie. Welke stap je zet, hangt af van waar je nu staat. Wij werken in drie stappen. Wil je weten waar jij staat? Doe de Wtta-controle check.

Je weet het niet zeker: eerst inzicht

Veel bureaus twijfelen niet omdat ze niets vastleggen. Ze twijfelen omdat niemand het overzicht heeft. Is dit bij jou ook het geval? Onze consultants lopen samen met jou na wat er per dossier in je systemen staat. Zo zie je zwart op wit welke gegevens er zijn en welke ontbreken.

Er ontbreekt registratie: wij richten het proces in

Soms is de beloningsinformatie van inleners nooit opgevraagd. Of uren worden geregistreerd zonder begin- en eindtijden. Als je dit herkent, is het belangrijk om het proces te veranderen. Wij adviseren hoe je dat oplost in de systemen die je al gebruikt. Denk aan een controle die een plaatsing tegenhoudt zolang er geen geldig ID of getekend contract is. Of aan een vaste werkwijze om de beloningsinformatie van de inlener op te vragen en vast te leggen. Zo kun je eenvoudiger een juiste vergoeding tegenover een beloning zetten.

De gegevens staan verspreid: één overzicht per dossier

De recruiter heeft het ID, de intercedent de contractfase en de salarisadministratie de loonstrook. Onze consultants brengen die registratie bij elkaar. Zo zie je per dossier direct of het compleet is. Wij richten je systemen zo in dat je dat overzicht per arbeidskracht hebt.

Klaar voor de controle is een dagelijkse registratie

Een inspecteur toetst bij de Wtta-controle wat je elke dag vastlegt. Een bureau dat per plaatsing zorgt voor een volledig dossier, hoeft voor een inspectie niets extra te doen. Een bureau dat de gegevens pas bij een aankondiging bij elkaar zoekt, loopt achter de feiten aan. Zo’n bureau loopt bij elke steekproef risico op een major. Met het oog op de toelating en op je inleners is dat een risico dat je beter vandaag aanpakt.

Wil je weten waar jouw administratie nu staat? Doe de Wtta-controle check. Daarin zie je per onderdeel of je alles op orde hebt. Is dat nog niet zo, dan geven onze consultants je advies over de stappen die nodig zijn om klaar te zijn voor de controle.