GDPR in recruitment: hoe Salesforce de gegevens van jouw kandidaten beschermt

Laten we eerlijk zijn: in recruitment en detacheering werk je met goud. Persoonsgegevens van kandidaten zijn waardevol en kwetsbaar. En dan is daar natuurlijk GDPR, die zegt: bescherm die data goed, of betaal de prijs. Terecht, maar de praktijk is vaak weerbarstig. Want hoe zorg je voor een waterdichte aanpak, zonder dat je je hele team op een cursus privacywetgeving hoeft te sturen?

Goed nieuws: als je werkt met Salesforce en helemaal met oplossingen zoals Byner, Bullhorn Recruitment Cloud of MySolution, ben je al een heel eind. Zolang je het goed inricht, zit je gebakken.

Maar eerst: wat is GDPR precies?

De GDPR staat voor General Data Protection Regulation, of in het Nederlands: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is een Europese wet die ervoor zorgt dat persoonsgegevens van burgers goed worden beschermd. In de kern betekent het:

– Je mag alleen persoonsgegevens verzamelen en gebruiken als daar een duidelijke reden voor is
– Je moet mensen laten weten wat je met hun gegevens doet
– Je mag niet meer gegevens verzamelen dan nodig
– Mensen hebben het recht om hun gegevens in te zien, aan te passen of te laten verwijderen
– Je moet die gegevens goed beveiligen tegen misbruik of lekken

Voor recruitmentbedrijven is dit superrelevant, omdat je dagelijks werkt met gevoelige informatie zoals CV’s, contactgegevens, salariswensen en gespreksverslagen. GDPR verplicht je dus om daar zorgvuldig mee om te gaan  en tools zoals Salesforce kunnen je daar flink bij helpen.

De basis: wie mag wat zien?

Salesforce werkt met een uitgebreide rollen- en rechtenstructuur. Daarmee bepaal je precies wie bij welke informatie mag. Denk aan:
– Alleen de verantwoordelijke recruiter mag sollicitatiegesprekken inzien
– Marketing ziet alleen kandidaten die een opt-in hebben gegeven
– Managers hebben inzicht in KPI’s, maar geen toegang tot persoonlijke info

Dit klinkt als een detail, maar het is cruciaal. Geen gedoe meer met per ongeluk gedeelde info. En het helpt je direct om te voldoen aan het ‘need to know’-principe uit de GDPR.

Automatisch anonimiseren = slimmer werken

Niemand zit te wachten op een systeem vol met oude, inactieve kandidaten. Niet alleen overzichtelijk, maar ook een risico. Gelukkig hebben platforms als Byner een geautomatiseerde anonimiseer functie. Kandidaten die bijvoorbeeld langer dan 24 maanden geen contact hebben gehad? Die worden automatisch geanonimiseerd of verwijderd, afhankelijk van je instellingen. En wil je de data helemaal uit je omgeving? Dan kun je dankzij het Salesforce platform met automations werken die dat mogelijk maken.

Zo blijft je database actueel, overzichtelijk én veilig. MySolution en Bullhorn bieden vergelijkbare opties, het is maar net waar je mee werkt. Het punt is: dit soort automatiseringen besparen je werk én zorgen dat je altijd GDPR-proof blijft.

E-mailen doe je netjes (of niet)

Marketing is onmisbaar in recruitment. Maar ook hier gelden spelregels. Salesforce houdt je op het rechte pad. Bijvoorbeeld: opt-ins worden geautomatiseerd, op basis van keuzes die ontvangers zelf maken, mét datum en tijd, etc. In alle marketing emails zit standaard een afmeldlink en zodra iemand zich uitschrijft of opt-out aanvinkt, wordt mailen geblokkeerd.

Er is zelfs een officieel beleid voor permission-based marketing vanuit Salesforce. Wil je je er even in verdiepen? Check dit document: Salesforce Marketing Policy

En nee, dit is geen papieren tijger. In de praktijk betekent het dat jouw team veilig én professioneel communiceert met kandidaten. En dat geeft vertrouwen, iets waar kandidaten tegenwoordig steeds kritischer op zijn.

Wat levert dit nou écht op?

We snappen het: je doet dit niet alleen omdat het moet. Een goed ingericht Salesforce-platform met aandacht voor GDPR betekent ook:

1. Minder risico op boetes of datalekken 
2. Meer vertrouwen van kandidaten
3. Een schonere, snellere en beter doorzoekbare database
4. Een proces dat met je meegroeit

En ja, het vraagt wat denkwerk aan de voorkant. Maar daar helpen wij je bij. Wij zijn geen partner die iets over de schutting gooit en je succes wenst. Wij denken mee, richten het systeem samen met je in en zorgen dat je grip hebt op je data, nu en straks.

Klaar om de privacy van je kandidaten serieus aan te pakken?

Met Salesforce en de juiste inrichting hoef je je geen zorgen te maken over GDPR. Jij focust je op matchen, plaatsen en groeien. Wij zorgen dat de achterkant klopt. Zo simpel is het.